Personvernerklæring

For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Utdanningsforbundet samler inn og bruker bestemte personopplysninger.

Det som er registrert i medlemssystemet er i hovedsak opplysninger som medlemmene selv har oppgitt. I tillegg har tillitsvalgte tilgang til den samme informasjonen og mulighet til å sende inn endringsmeldinger for sine medlemmer.

Arbeidsgivere sender oss månedlige opplysninger om trekk av kontingent for de medlemmene det er aktuelt for.

Ut over dette mottar vi adressekorrigeringer fra Posten Norge og har tilgang til oppslag mot Folkeregisteret ved behov.

En rekke forsikringsprodukter leveres av vår partner Tryg. Personopplysninger som registreres ved kjøp av disse produktene på Tryg sine sider overføres til vår medlemsdatabase.

Ved innmelding vil du inngå en avtale og kan velge å gi samtykke til hvilke tjenester du ønsker utover selve medlemskapet.

Følgende tjenester inngår i medlemskapet og vil etableres ved innmelding:

Trekk i lønn og kontingent

Arbeidsgivers trekk i lønn av kontingent er den dominerende kontingent-ordningen i offentlig sektor, der vi har de fleste av våre medlemmer. Dette er vanlig praksis i alle større arbeidstakerforeninger.

Grunnforsikring

Du vil motta separat faktura for grunnforsikring. Det er mulig å reserveres seg i ettertid.

Lønnsforhandling og organisering av konfliktberedskap og streik

En av de viktigste oppgavene for Utdanningsforbundet er å jobbe for at medlemmene skal ha bra lønn og gode arbeidsvilkår.

Som en del av ditt medlemskap vil vi sende deg:

Viktig informasjon

Aktuell og relevant informasjon som inngår i medlemskapet, for eksempel i forbindelse med streik, uravstemning, endringer i lønns- og arbeidsvilkår og utdanningspolitiske saker.

Invitasjon til å delta i medlemsundersøkelser

Medlemsundersøkelser gjennomføres av og til og er viktig for Utdanningsforbundet. Gjennom disse undersøkelsene får forbundet informasjon om hva som er viktig for våre medlemmer og hvordan Utdanningsforbundet skal satse fremover.

Avtalen du inngår med Utdanningsforbundet ved innmelding og som utgjør selve medlemskapet, krever at forbundet lagrer informasjon om deg som er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen. Det er:

  • Navn og kontaktinformasjon (e-post, adresse, telefon)
  • Fødselsnummer (nødvending for å rapportere til myndigheter),
  • Medlemskapstype og dato for innmelding (og eventuelt utmelding)
  • Informasjon om stilling, arbeidssted og arbeidsgiver

Din e-postadresse vil ikke bli benyttet til andre formål enn å sende viktig informasjon og valgte nyhetsvarsler. E-postadressen vil ikke bli gjort kjent for andre.

Det er mulig å reservere seg mot følgende:

  • Bladet Utdanning
  • Nyhetsbrev fra medlemsbladet Utdanning/utdanningsnytt.no
  • Informasjon om medlemsfordeler som forsikringer, stipend, kurs og abonnementer.

Det er også mulig å avbestille følgende på Min Side:

  • Yrke
  • Bedre Skole
  • Første steg
  • Spesialpedagogikk
  • e-blader

Abonnenter vil motta e-post med varsel om e-blad og om eventuelle distribusjonsavvik i utsending av papirblader.

Tillitsvalgte og ledermedlemmer får i tillegg:

  • Styrernytt (ledermedlemmer)
  • Skoleledernytt (ledermedlemmer)
  • Forbundsnytt (tillitsvalgte og ledermedlemmer)

Det er i ettertid mulig å avbestille på Min Side.

Dersom et medlem får juridisk hjelp gjennom Utdanningsforbundet vil dokumenter av sensitiv karakter bli lagret i juridisk avdeling gjennom saksbehandlingen.

I tillegg til informasjon innhentet fra deg som medlem, innhentes informasjon om forsikringer du har inngått direkte avtale om med Tryg Forsikring gjennom våre medlemsfordeler.

Utdanningsforbundet er underlagt følgende lovgivning som har påvirkning på hvordan vi behandler personopplysninger:

Utdanningsforbundet er en ideell organisasjon og er ikke underlagt arkivloven, forvaltningsloven eller offentlighetsloven.

Hovedformålet med behandlingen av opplysninger om deg er å ivareta dine fagforeningsrettigheter og kreve inn kontingent. I tillegg bruker vi enkelte data om deg til statistiske formål. Dette er nødvendig for å holde oversikt over antall medlemmer fordelt på geografiske områder, avtaleområder, medlemsgrupper, stillingskategorier, forsikringsprodukter, alderskategorier og kjønn. Slik statistikk er avgjørende informasjon i forhandlinger med arbeidsgivere og leverandører av medlemstilbud.

Basert på dine opplysninger vil vi også sende deg tilbud om kurs og andre medlemstilbud om du ikke har reservert deg mot dette.

All pålogging utenfor det interne nettverket vårt krever tofaktor-autentisering. Enten i form av BankID eller PIN-kode sendt på SMS. I tillegg vil brukere som logger inn på offentlige PC-er (som for eksempel datamaskinen på lærerværelset eller biblioteket) automatisk bli logget ut hvis brukeren er inaktiv.

Sikkerhetstiltak knyttet til bruk av personopplysninger inngår i internkontrollsystemet.

Følgende tiltak er eksempler på hva vi gjør for å gi tilfredsstillende sikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for dine personopplysninger:

  • Kryptering av kommunikasjon med brukere slik at uvedkommende ikke vil få tilgang til informasjonen. (TLS v1.2)
  • Automatisk overvåking av tjenestene for å avdekke virus, feilsituasjoner, misbruk og innbruddsforsøk, med mer. (Intility AS)
  • Drifting av tjenestene er beskyttet med sterk fysisk sikring som blant annet omfatter adgangskontroll, posisjonsovervåkning og låste serverrom. (Intility AS)

Opplysningene blir delt med våre tillitsvalgte og med en eventuell arbeidsgiver. I tillegg blir all kontingent som er innkrevd av Utdanningsforbundet innrapportert til skattemyndighetene.

Behandling og deling av personopplysninger under streikeplanlegging

Utdanningsforbundet er tilsluttet hovedorganisasjonen Unio. Unio organiserer lønnsforhandlinger og felles streikeberedskap for medlemsforbundene på seks tariffområder.

Under lønnsforhandlinger deler vi informasjon om våre medlemmer med Unio (For- og etternavn, fødselsdato, mobilnummer, fagforbund og -nummer). Dette gjelder bare medlemmer ansatt i de tariffområdene som er aktuelle for streik. For medlemmene som senere tas ut i streik, deles også lønnsopplysninger med Unio. Opplysningene behandles og deles med Unio gjennom konfliktberedskapssystemet KBS.

Opplysningene i KBS er kun tilgjengelig for personer med roller i streikeberedskapen, for eksempel medlemmer i det konfliktberedskapsutvalg som planlegger nærmere streikeuttak. Utvalget kan bestå av personer fra vårt forbund, men også av personer fra annet Unio-forbund. Disse opptrer i så fall da på Unios vegne.

Ved varsel om plassoppsigelse (streik) kan Unio også dele opplysninger med den streikeuttattes arbeidsgiver samt arbeidsgiverorganisasjon. Nevnte behandling og deling av personopplysninger er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening. Formålet er streikeplanlegging, for å fremme våre medlemmers interesser i forhandlingene. Opplysningene brukes ikke til andre formål. Medlemsopplysningene slettes fra KBS straks konflikten er avsluttet. Opplysningene lagres ikke i land utenfor EU/EØS.

Behandlingsansvar og databehandlere

Unio og Unios medlemsforbund (til enhver tid) er felles behandlingsansvarlige for behandlingen av medlemsopplysninger i KBS. Ansvarsfordelingen er beskrevet i avtale om felles behandlingsansvar. For noen operasjoner i KBS opptrer Unio som databehandler, vårt forbund har derfor i tillegg inngått databehandleravtale med Unio. Unio har inngått databehandleravtaler med sine leverandører for drift av KBS og løsninger for utsendelse av varsel til de som tas ut i streik. For nærmere informasjon om Unios databehandlere, se Unios personvernerklæring.

Behandlingsgrunnlag

Opplysninger om fagforeningsmedlemskap er «særlige» personopplysninger, med ekstra strenge krav til grunnlag og behandling.
Utdanningsforbundets behandlingsgrunnlag for å behandle egne medlemsopplysningene er personvernforordningen («GDPR») artikkel 9 nr 2 d).

Vår deling av opplysninger med Unio, og den videre behandling av opplysningene er hjemlet i GDPR artikkel 9 nr 2 b) «oppfylle sine forpliktelser og utøve særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett…» samt dels i artikkel 9 nr 2 «fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav».

Arbeidsfordelingen med Unio bygger også på våre forpliktelser fastsatt ved Unios vedtekter, og regelverket knyttet til den norske trepartsmodellen (arbeidstvistloven § 15 (2) jf. § 1 c), Hovedavtalen i staten § 47 nr. 2 jf. § 14 og lov om offentlige tjenestetvister § 3 jf. også GDPR artikkel 6 nr 1 b) (oppfylle en avtale).

Eksterne leverandører vi har databehandleravtale med

I forbindelse med ulike tjenester i medlemsadministrasjonen bruker vi følgende eksterne leverandører, som alle er i Europa og som vi har inngått databehandleravtaler med: 

Intility AS
Schweigaards gate 39
0191 Oslo
Drifter alle våre systemer
Winorg AS
Hausmanns gate 17
0182 Oslo
Org.nr.: 994 325 310
Utvikler og forvalter av medlemsdatabasen
Tryg Forsikring AS
Postboks 7070
5020 Bergen
Forsikringspartner
Raugland Advokatene
Hausmanns gate 17
0182 Oslo
Samarbeidspartner i juridiske saker
Apsis Utsendelse av nyhetsbrev
CoWork
Arbeidersamfunnets plass 1
0181 Oslo
Org.nr.: 917 535 450
Utvikler av Min side
Connecto AS
Grini Næringspark 17
1332 Østerås
Inkassobehandler
FAFO og Respons Analyse Medlemsundersøkelser
Unio KBS
Stortingsgata 2
0158 Oslo

Org.nr.:984 152 175  
Konfliktberedskaps- og streikesystem   
Lundeby AS
Lundebyveien 5,
1878 Hærland
Utsendelse av blader og trykksaker 
Hotjar Webanalyse
Puzzel AS
Fredrik Selmers vei 3
0663 Oslo
Kontaktsentersystem for telefoni og chat

Vi utveksler også informasjon om medlemmer og lønnstrekk med alle involverte arbeidsgivere. Denne ordningen har hjemmel i regelverket knyttet til den norske trepartsmodellen (arbeidstvistloven § 15 (2) jf. § 1 c), Hovedavtalen i staten § 47 nr. 2 jf. § 14 og lov om offentlige tjenestetvister § 3 jf. også GDPR artikkel 6 nr 1 b) (oppfylle en avtale). Vi har ikke databehandleravtale med disse enkeltvis. 

Du har rett til å få grunnleggende informasjon om behandlinger av dine personopplysninger i Utdanningsforbundet som beskrevet i denne erklæringen. Du har også rett til innsyn i dine egne opplysninger.

Du har rett til å få korrigert eller slettet uriktige opplysninger. Du kan også oppdatere dine egne opplysninger på Min side.

Utdanningsforbundet har ikke lov til å lagre opplysninger om deg lenger enn nødvendig. Informasjonen oppbevares så kort tid som mulig etter utmelding, men vi må opprettholde kravene i henhold til gjeldende lovverk. 

  • Økonomiske transaksjoner oppbevares i 5 år i henhold til bokføringsloven.

  • Kjøper du forsikringer, krever Forsikringsavtaleloven at vi beholder nødvendig informasjon om forsikringen i maksimalt 20 år etter oppsigelse eller reservasjon, for eventuelle fremtidige dokumentasjonsbehov. 

  • Juridisk informasjon lagres i inntil 10 år.  

  • Pensjonssaker, trygdesaker, yrkesskadesaker lagres normalt i 20 år. 

Informasjonskapsler, eller cookies som det ofte kalles, er nødvendig for å ivareta sesjonen til en innlogget bruker. Uten cookies måtte en innlogget bruker ha logget inn på nytt hver gang vedkommende navigerte seg til en ny side.

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å samle inn informasjonen, bruker vi analyseverktøyene Siteimprove og Google Analytics. 

Både Siteimprove og Google Analytics bruker cookies som logger brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

  • hvor mange som besøker de ulike sidene
  • hvilke nettsteder/sosial media brukerne kommer fra
  • hvilket ord det søkes mest på 
  • hvilke nettlesere som benyttes

Utdanningsforbundet bruker Google Analytics som anonymiserer IP-adressen før den lagres og bearbeides av Google.  

Det vil si, slik Google Analytics og Siteimprove er implementert, er det ikke teknisk mulig å knytte noe av statistikken til deg som enkeltperson eller deg som innlogget medlem. 

Informasjonen fra Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Informasjon samlet av Siteimprove lagres i Danmark og Tyskland. 

Begge selskapene er GDPR-kompatible.

Det er forøvrig mulig å reservere seg mot Google Analytics.

Personvernombud

Christine Ask Ottesen, PWC
Mobil: +4792809229
E-post: [email protected]

Behandlingsansvarlig

Lars Erik Wærstad
Sekretariatssjef
E-post: [email protected]

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet. 

Det forekommer ikke automatiserte avgjørelser. 

Den behandlingsansvarlige viderebehandler ikke personopplysningene for et annet formål enn det opplysningene ble samlet inn for og som det er avtale eller samtykke for.  

Utdanningsforbundet har ikke identifisert et reelt behov for dataportabilitet.

Endringsloggen holder oversikten over endringer gjort i personvernerklæringen:

22.06.2018
Personvernerklæring publisert

19.05.2020
Hotjar og Puzzel AS lagt inn