Det er styrene i Utdanningsforbundets lokallag som, i forkant av årsmøtene, innstiller på hvem som de mener skal sitte i valgkomiteen i lokallaget. Deretter er det årsmøtet som velger valgkomité for den neste årsmøteperioden. Det et mål at valgkomiteene er sammensatt av medlemmer med ulik bakgrunn, alder, erfaring for å sikre ulike stemmer og perspektiver inn i komiteens arbeid.

Valgkomiteen skal ha en fri og uavhengig stilling til det sittende lokallagsstyret. Medlemmene av valgkomiteen må til enhver tid vurdere sin egen og/eller komitémedlemmenes habilitet. Dersom et medlem av valgkomiteen stiller til valg, må vedkommende tre ut av komiteen.

Medlemmene i valgkomiteen har taushetsplikt om kandidatenes personopplysninger.

Målet for valgkomiteene er å finne og innstille på de best egnede kandidatene til vervene i lokallaget, at mangfoldet blant medlemmene gjenspeiles i innstillingen, og at helheten blir best mulig. Dette skal være utgangspunktet for valgkomiteenes forslag til innstilling som avgis til årsmøtene.

Som det framgår av de Veiledende oppgavebeskrivelser for lokallagsstyret, har styret ansvar for å lede den politiske virksomheten på sitt nivå i tråd med Utdanningsforbundets politiske plattform, vedtekter, retningslinjer og andre styringsdokumenter. I den veiledende oppgavebeskrivelsen beskrives blant annet styrets oppgaver knyttet til politisk utviklings- og påvirkningsarbeid, drift og utvikling av Utdanningsforbundet som organisasjon, ivaretakelse og oppfølging av medlemmer og medlemsengasjement, og ivaretakelse og oppfølging av arbeidsplasstillitsvalgte.

Det et mål at valgkomiteens innstilling til styre og sammensetning vil kunne ivareta helheten og alle ansvars- og arbeidsoppgaver på en god måte.

Valgkomiteens oppdrag gis av Vedtekter for Utdanningsforbundet § 64 der det står at valgkomiteen har ansvar for å fremme forslag til alle valg, med unntak av forslag til ny valgkomité. Komiteen har også ansvar for å fremme forslag til valg av hovedtillitsvalgte i kommunen.

Valg av hovedtillitsvalgte skal skje før årsmøtet i lokallaget (§16).

§§ 58.1.6.1–58.1.6.3 samt 58.4.2 i regulerer hvilke valg som skal gjøres på årsmøtet, og som det er valgkomiteens oppgave å finne kandidater til:

• leder og nestleder (§ 58.1.6.1)
• medlemmer og varamedlemmer til lokallagsstyret (§ 58.1.6.3)
• delegater til fylkesårsmøtet (hvert fjerde år) (§ 58.4.2)

I § 58.3 står det at alle valg skjer normalt for to år med virkning fra 1. august samme år. Lokallag som har ettårige årsmøteperioder, kan tilpasse valgperioden slik at ikke hele styret fratrer samtidig.

God planlegging er viktig for å få et godt resultat til slutt. Lag en realistisk tidslinje for arbeidet, inkludert frister for å komme med forslag til kandidater, plan for gjennomføring av samtaler/intervjuer, bekjentgjøring av innstilling og valg. Dette bidrar til å holde prosessen på sporet.

Definer og/eller opprett kommunikasjonslinjer, både internt i valgkomiteen og overfor tillitsvalgte og medlemmer. Gi informasjon om prosessen og fremdriften til alle som er – eller vil bli – berørt av valgprosessen og selve valget. Vær oppmerksom på personvernet til aktuelle kandidater, og sørg for å følge personvernlovgivningen når det gjelder innsamling og behandling av personopplysninger. Om det er spørsmål knyttet til personvern, kan valgkomiteen kontakte lokallagsleder.

Komiteen bør innledningsvis ha kontakt med det sittende styret for å bli kjent med deres erfaringer når det gjelder

• arbeids- og ansvarsområder
• rammebetingelser
• kommunikasjon og samarbeid/samspill
• hva styret mener skal til for å være et velfungerende styre
• hvilken kompetanse som er nødvendig i styret
• frikjøp og forventning om tilgjengelighet

Dette er viktig kunnskap for en valgkomité, siden nye kandidater til verv gjerne kommer med spørsmål de vil ha svar på før de vil svare ja til å ta på seg et verv.

Informasjon fra sittende styre kan gjøre valgkomiteen bedre i stand til å svare på spørsmål fra aktuelle kandidater – før de vil svare på om de vil stille til valg.

I tillegg må valgkomiteen gjøre seg kjent med bestemmelser i vedtekter, retningslinjer, og i veiledende beskrivelser som gjelder for de aktuelle styret og/eller vervene.

Kvoteringsbestemmelsene

Valgkomiteen må sørge for at innstillingen som leveres er i tråd med Utdanningsforbundets kvoteringsbestemmelser i § 15 i vedtektene.

Paragrafen omhandler tre forhold:

• Den regulerer kvinneandelen i alle valgte organisasjonsledd
• Den sier at alle de fem medlemsgruppene skal være representert så sant det er mulig
• Den setter krav til lederrepresentant i styret

I tillegg må det jobbes for en sammensetning av lokallagsstyrer som representerer bredden blant medlemmene både når det gjelder alder, utdanning, arbeidssted og tariffområde, flerkulturelt mangfold og mangfold for øvrig.

Styrets sammensetning i henhold til vedtektene gjelder på valgtidspunktet. Det vil kunne oppstå endringer i perioden som påvirker sammensetningen. Det er regulert i vedtektene (jf. § 63) hvordan dette skal håndteres.

Fornying og kontinuitet

Komiteen må også vurdere en sammensetning av styret der medlemmene har ulik erfaring og «fartstid» i forbundet. Valgkomiteen bør tilstrebe en viss fornying av styret ved hvert valg. Dette er viktig for å søke å unngå at for stor del av styret skiftes ut samtidig slik at kontinuiteten svekkes, men også for å bidra til å engasjere flere og at det er en viss utskifting i styret. Det er viktig at medlemmer som kan være interessert i å bli tillitsvalgte faktisk ser at det er mulig å få en plass i styret.

En mangfoldig og inkluderende organisasjon

Landsmøtet i 2023 vedtok i politikkdokumentet Vi utdanner Norge:

Utdanningsforbundet må arbeide for at organisasjonen på alle nivå gjenspeiler det kulturelle mangfoldet i medlemsmassen. Det må jobbes målrettet for å rekruttere medlemmer og tillitsvalgte med ulik bakgrunn. På den måten styrker vi organisasjonen og befester Utdanningsforbundets posisjon som det naturlige valget for alle lærere som vil fagorganisere seg.

Det er en styrke for Utdanningsforbundet at medlemmene kan identifisere seg med tillitsvalgte på alle nivåer, og opplever å være inkludert i organisasjons- og profesjonsfellesskapet. Organisasjonen må søke å speile mangfoldet blant medlemmene og det samfunnet vi lever i blant de tillitsvalgte. Den viktigste faktoren som gjør at medlemmer påtar seg tillitsverv, er at de faktisk blir spurt. Valgkomiteene har en nøkkelrolle i å sørge for at både unge medlemmer, og medlemmer med flerkulturell bakgrunn, oppfordres til å påta seg tillitsverv.

Det er utarbeidet et Temakurs om mangfold og inkludering (krever innlogging), med valgkomiteene som uttalt målgruppe. Meld gjerne ønske om kursing – eller ønske om å bli kjent med innholdet i kurset – til fylkeslaget.

Geografi

I lokallag som strekker seg over et større geografisk område, vil en styresammensetning der medlemmene kommer fra ulike områder i kommunen kunne bidra til å styrke medlemmenes opplevelse av tilhørighet til forbundet sitt.

Om avstandene er store bør styret diskutere alternative arbeids- og møteformer slik at medlemmer lettere skal kunne påta seg verv. Digitale verktøy åpner for flere muligheter på dette området. Dette må også ses i sammenheng med rekruttering til tillitsverv i medlemmenes ulike livsfaser.

Ulike tariffområder og virksomheter

Utdanningsforbundets medlemmer, og særlig de som tilhører medlemsgruppene Barnehage og Faglig og administrativt støttesystem, er ansatt i ulike virksomheter og tilhører flere ulike tariffområder. Det kan være en fordel om styret totalt sett har kompetanse på tariffområder og virksomheter som medlemmene er i.

Hovedtillitsvalgt som skal ha fulle rettigheter i styret

Vær oppmerksom på § 16.5 hvor det framgår at én av de hovedtillitsvalgte etter kommunal hovedavtale som er valgt, skal ha fulle rettigheter i fylkes- og lokallagsstyret:

§ 16.5 Én tillitsvalgt etter kommunal hovedavtale skal ha fulle rettigheter i fylkes- og lokallagsstyret. Andre tillitsvalgte etter hovedavtalene har møte- og talerett i styret på sitt nivå. Tillitsvalgt etter hovedavtale på arbeidsplassnivå skal være klubbleder.

Valgkomiteen innstiller på hvem dette skal være blant de som er valgt som tillitsvalgte etter § 16 – se egen Veileder for valg av hovedtillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler.

Vervet som nestleder

Vedkommende som sier ja til å stille som nestleder, må være forberedt på at det i løpet av årsmøteperioden kan bli aktuelt å overta lederfunksjonen i styret. Det er kun nestleder som kan rykke opp internt i styret. Dersom det ikke er mulig at nestleder overtar ledervervet, må det innkalles til ekstraordinært årsmøte hvor valg av leder står på agendaen. Valgkomiteen må i slike tilfeller settes i gang med å finne ny kandidat.

Kandidater til varalisten – rekkefølge

Valgkomiteen må ha et bevisst forhold til varamedlemmenes rekkefølge. Varamedlemmene trer inn i styret i den prioriterte rekkefølgen de er valgt (unntaket er regulert i § 63 Opprykk i lokallagsstyret). Valgkomiteen bør derfor ha tenkt nøye gjennom i hvilken rekkefølge kandidatene innstilles.

Det er vanlig at (de) første varamedlem(mene) trer inn i styret, midlertidig eller permanent, i løpet av valgperioden. Om dette er permanent vil dette gjelde for resten av valgperioden. Dette bør varamedlemmene være forberedt på, og villige til.

Lederrepresentanten i styret

Vedtektene sier at det skal være minst én lederrepresentant i lokallagsstyret. Dersom lederrepresentanten trer ut av vervet, følges den prioriterte rekkefølgen i varalisten. Ledere er ikke en egen medlemsgruppe og er derfor ikke omfattet av unntaket i § 63 om å forsere den prioriterte rekkefølgen dersom en medlemsgruppe faller ut av styret.

Kombinasjon av flere verv

Flere av Utdanningsforbundets lokale tillitsvalgte har en kombinasjon av verv, for eksempel verv som lokallagsleder i kombinasjon med verv som hovedtillitsvalgt eller verv som medlem av både lokallags- og fylkesstyre. Dette kan være formålstjenlig på lokallagsnivå, og valgkomiteen må vurdere om dette er hensiktsmessig og ønskelig ut fra lokale forhold. Erfaringer med kombinasjoner av verv bør tas med som grunnlag for vurderingene.

Gjenvalg, delt innstilling og motkandidater

Vedtektenes § 16 A Gjenvalg av tillitsvalgte, har bestemmelser om hvor lenge man kan inneha samme verv på fylkes- og sentralt nivå: Styremedlemmer på fylkes og sentralnivå kan ikke gjenvelges i samme verv dersom vedkommende har fungert i vervet i 12 år.

Selv om bestemmelsen ikke gjelder for lokallagsnivå, er det viktig at en stor organisasjon som Utdanningsforbundet sørger for åpne valgprosesser, og at det tenkes nytt når det gjelder kandidater. Valgkomiteen må medvirke til en kultur som legitimerer forslag til motkandidater. Skulle det være uenighet i valgkomiteen, kan en delt innstilling bidra til en mer åpen debatt omkring kandidatene. Ønske om gjenvalg, betyr ikke at man automatisk vil bli innstilt av valgkomiteen.

Forslag til kandidater

Valgkomiteen bør motivere medlemmer til å stille til valg i god tid før valget. Dersom klubber og tillitsvalgte oppfordres aktivt til å komme med forslag, øker sannsynligheten for at valgkomiteen vil få flere forslag til kandidater. På den måten vil alle medlemmer gis mulighet til å engasjere seg i valgprosessen.

Uavhengig av om medlemmene i sittende styre stiller til gjenvalg eller ikke, bør valgkomiteen etterspørre forslag og innspill til andre aktuelle kandidater fra medlemmer og klubber. Medlemsmøter og andre samlinger er aktuelle arenaer for å gjøre valgene kjent, og for å finne kandidater. Det samme er nyhetsbrev og eventuelle digitale kanaler.  

Arbeidet med å få inn forslag kan ta tid, og det kan være nødvendig med flere runder og påminnelser ut til tillitsvalgte og klubber/medlemmer, så det er viktig at komiteens arbeid kommer tidlig i gang.

Aktuelle kandidater til verv - samtaler

Valgkomiteen bør innledningsvis ha en uformell samtale med aktuelle kandidater for å bli litt kjent. Personlig kontakt er viktig, og det kan øke sannsynligheten for at de sier ja til å stille til valg.

Deretter vil det være aktuelt å gjennomføre mer grundige samtaler med aktuelle kandidater. Det kan være praktisk at noen av valgkomiteens medlemmer får ansvaret for å gjennomføre disse. Samtalene kan gi valgkomiteen god oversikt over kandidatene og hjelpe til med å prioritere mellom dem.

Det bør tilstrebes likebehandling av kandidatene i samtalene, og valgkomiteen bør i forkant være enige om hva det skal spørres om/avklares. Husk at det ikke bør stilles spørsmål som gjør at kandidater må uttale seg om andre kandidater. Spørsmålene bør stilles på en måte som gjør at kandidatene først og fremst snakker om seg selv og hva de kan bidra med inn i styrearbeidet.

Når valgkomiteen har sin innstilling klar, er det også komiteen som informerer kandidatene som er innstilt. De som stiller til gjenvalg, må informeres dersom de ikke blir innstilt. Kandidater som har vært i samtale med valgkomiteen, men som ikke blir innstilt, bør også informeres. Dette bør skje tett opp til bekjentgjøring av innstillingen.

Det er valgkomiteens ansvar å sørge for at medlemmene blir gjort kjent med kandidatene og saker de er spesielt opptatt av. Bruk etablerte informasjonskanaler.

Valgkomiteens innstilling skal være klar så tidlig at den kan sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtet. Vedtektenes § 57.4 setter fristen for slik utsending til senest to uker før årsmøtet. Valgkomiteen må ha dialog med lokallagets leder, slik at denne fristen kan overholdes.

Avklar tidlig med lokallagsstyret hvordan valgene skal organiseres.

Ved valg av leder, nestleder og medlemmer til styret, må gjennomføringen være i tråd med Utdanningsforbundets vedtekter og det møtereglementet som vedtas av årsmøtet.

Når det gjelder valg av tillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler, som skal skje i forkant av valg av lokallagsstyret, må organiseringen av valgene være godt planlagt, kjent for stemmeberettigede medlemmer, og styret må være omforent om hvordan gjennomføringen skal skje (ref. § 16.2). Det er utarbeidet en egen Veileder for valg av hovedtillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler som valgkomiteene i lokallaget må kjenne til.

Presentasjon av kandidatene og valgkomiteens rolle på årsmøtet

Valgkomiteens innstilling skal vise en totaloversikt over valgene som skal foretas på årsmøtet, unntatt ny valgkomite (se under). Lederen av valgkomiteen bør presentere hvem som har sittet i komiteen, og redegjøre for arbeidsform og prosess.

En representant for valgkomiteen presenterer innstillingen før det gis anledning til ordskifte.

Presentasjonen skal begrunne hva som gjør at valgkomiteen har landet på de kandidatene det innstilles på, men ikke begrunne hvorfor personer ikke innstilles fra valgkomiteen.

Valgkomiteens medlemmer bør være varsomme med å ta ordet i debatten etter at innstillingen er presentert. Dette bør begrense seg til oppklaringer eller å svare på direkte spørsmål.

Dersom det kommer fram momenter i debatten som har betydning for innstillingen, eller at et valg foretatt tidlig i årsmøtet får betydning for et valg senere i årsmøtet, kan valgkomiteen tre sammen under årsmøtet, og eventuelt presentere en ny og endret innstilling.

Dersom det kommer benkeforslag på motkandidater til valgkomiteens innstilling, skal valgkomiteen forholde seg rolig. Det er årsmøtets behandling og votering som skal avgjøre om det er innstillingen eller benkeforslaget som blir valgt.

Etter gjennomføring av valgene bør komiteen sette av tid til å evaluere hva som fungerte bra og hva som kan/bør forbedres. Dette kan gi verdifulle innsikter ved fremtidige valg. Sørg for at evalueringen, og eventuelle verktøy som valgkomiteen har utviklet og/eller brukt i arbeidet, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for neste valgkomité.

Rammebetingelsene som gjelder for ulike verv er blant annet regulert av Utdanningsforbundets vedtekter, retningslinjer og vedtak i besluttende organer. Det er viktig at kandidatene gjøres kjent med oppdraget og rammebetingelsene for vervet. Prinsipper og rammer for lønns- og kompensasjonsordninger for organisasjonstillitsvalgte, med utdypinger i Rammevilkår for organisasjonstillitsvalgte – Samledokument for bestemmelser gir nyttig informasjon både til valgkomiteen og til medlemmer som vurderer å stille til valg.

Valgkomiteen må også formidle tydelig at fordeling av oppgaver og eventuelt frikjøp vedtas av styret i konstituerende møter. Valgkomiteene må derfor ikke gi lovnader om frikjøp knyttet til enkeltverv. Kandidatene må imidlertid gjøres oppmerksom på at noen verv kan innebære frikjøp.

I tillegg til Utdanningsforbundets vedtekter er det vedtatt en rekke retningslinjer som utdyper vedtektene. Valgkomiteen bør kjenne til:

• Veileder for valg av hovedtillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler
• Retningslinjer for Utdanningsforbundets tillitsvalgte etter hovedavtalene
• Retningslinjer for årsmøter i lokallag - allmøte
• Retningslinjer for årsmøter i lokallag – delegatmøter

I tillegg må valgkomiteen kjenne til politikkdokumentene som er vedtatt av landsmøtet og av årsmøtene i det aktuelle lokallaget. Dette gjelder særlig:

• Handlingsplaner/retningslinjer for det aktuelle lokallaget
• Vi utdanner Norge 2024–2027 og andre aktuelle landsmøtevedtak
• Strategisk plan for det politiske arbeidet i Utdanningsforbundet

Valgkomiteene må også gjøre seg kjent med:

• Veiledende oppgavebeskrivelser for lokallagsstyrer
• Prinsipper og rammer for lønns- og kompensasjonsordninger for organisasjonstillitsvalgte
• Rammevilkår for organisasjonstillitsvalgte – Samledokument for bestemmelser

Start med arbeidet i god tid. Vær orientert og oppdatert:

• Sørg for å ha kunnskap om aktuelle vedtak og styringsdokumenter.
• Sørg for å bli holdt orientert gjennom året. Be om å få tilsendt referater, nyhetsbrev og/ eller annen aktuell informasjon.
• Ha dialog med styret for å finne ut hvordan styret har fungert i perioden.

Lag en fremdriftsplan:

• Avklar hva som skal gjøres og hvordan skal arbeidet utføres.
• Skaff oversikt over møter, samlinger og milepæler som kan være viktige for valgkomiteens arbeid.
• Skaff en oversikt over hvilke valg som skal gjennomføres i forkant av, og på årsmøtet.
• Fordel oppgaver til alle i valgkomiteen.
• Utarbeid en tidsplan som stemmer med bestemmelsene i vedtektene.
• Legg planer som gir alle medlemmer mulighet til å komme med innspill og forslag.

Ta kontakt med alle som er på valg.

Lag et spørreskjema og send dette gjerne ut til de som er på valg. Følgende opplysninger er aktuelle:

• Navn og kontaktinformasjon.
• Tillitsverv – eventuell funksjon i inneværende valgperiode.
• Eventuelle tidligere verv og oversikt over antall år i verv.
• Ønske om gjenvalg for neste periode, alternativt ønske om valg til annet verv.
• Bakgrunn for ønske om gjenvalg eller ikke.
• Forslag til andre kandidater til styret eller andre verv.
• Ønsker andre oppgaver eller roller – i så fall hvilke og hvorfor.
• Åpning for andre kommentarer.

Hvis det ikke sendes ut skjema, bør opplysningene innhentes i løpet av samtalene med kandidatene.

Ha en samtale også med de som ikke stiller til gjenvalg – om hva de tenker er viktig for styret framover.

Forsøk å få informasjon om hvilken kompetanse styret har behov for i sitt arbeid.

Avtal et personlig møte med aktuelle kandidater.

Lag en felles samtaleguide slik at kandidatene får mulighet til å forberede seg - og blir likebehandlet:

• Unngå spørsmål om andre kandidater i samtalene.
• Spør om hvilke roller og arbeidsoppgaver kandidaten kan tenke seg (personalsaksarbeid, kursing, politisk arbeid, organisasjonsoppgaver osv.).
• Spør om hvilke politiske og organisasjonsmessige temaer kandidaten er spesielt opptatt av og ønsker å arbeide med.

Gi en så nøyaktig beskrivelse av styrearbeidet som mulig.

Presiser at man som styremedlem må ta ansvar for helheten i styrearbeidet og ikke isolert for den medlemsgruppen man tilhører.

Legg vekt på at styrearbeid er lærerikt, engasjerende, motiverende og sosialt.

Framhev gjerne kompetanse som er viktig for styret.

Unngå lovnader om frikjøp, arbeidsoppgaver, ansvarsområder og liknende. Dette skal styret vedta i sitt konstituerende møte og inngår ikke i valgkomiteens mandat.

Valgkomiteens innstilling skal gi en oversikt over valgene som skal gjøres, unntatt ny valgkomite.

Valgkomiteens leder bør presentere hvem som har sittet i valgkomiteen og redegjøre for arbeidet.

En representant for valgkomiteen presenterer innstillingen før det gis anledning til ordskifte:

• Presentasjonen skal begrunne hvorfor som gjør at valgkomiteen har landet på de kandidatene det innstilles på.
• Presentasjonen skal ikke si noe om hvorfor kandidater eventuelt ikke innstilles fra valgkomiteen.

Valgkomiteens medlemmer bør være varsomme med å ta ordet i debatten etter at innstillingen er presentert, og bør begrense seg til oppklaringer eller å svare på direkte spørsmål.

Dersom det kommer fram momenter i debatten som har betydning for innstillingen, eller at et valg foretatt tidlig i årsmøtet får betydning for et valg senere i årsmøtet, kan valgkomiteen tre sammen under årsmøtet, og eventuelt presentere en ny og endret innstilling.

Dersom det kommer benkeforslag på motkandidater til valgkomiteens innstilling, skal valgkomiteen forholde seg rolig. Det er årsmøtets behandling og votering som skal avgjøre om det er innstillingen eller benkeforslaget som blir valgt.

Etter gjennomføring av valget bør valgkomiteen sette av tid til å evaluere hva som fungerte bra og hva som kan forbedres.

Ny valgkomite skal foreslås av styret (ikke av valgkomiteen selv).