Representantskapets formelle myndighet gis av landsmøtet gjennom Utdanningsforbundets vedtekter. Oppgavene som er tillagt representantskapet er definert i § 32 og § 23:

32.1 Representantskapet skal:
32.1.1 behandle saker av overordnet og prinsipiell betydning.
32.1.2 behandle årsregnskap fra sentralstyret.
32.1.3 uttale seg om sentralstyrets budsjett.
32.1.4 fastsette kriterier for fordeling av midler innenfor        organisasjonsnivåene.
32.1.5 fastsette prinsipper og rammer for lønns- og kompensasjonsordninger for organisasjonstillitsvalgte etter disse vedtektene.
32.1.6 vedta strukturforsøk på sentralt nivå eller som omfatter flere fylkeslag, jf. § 23.
32.1.7 behandle saker sendt inn av fylkeslagene.
32.1.8 behandle sentralstyrets handlingsplaner.
32.2 Representantskapet velger ny nestleder blant medlemmene av sentralstyret, dersom leder eller nestleder må erstattes i valgperioden.
32.3 Representantskapet kan med flertall av de avgitte stemmene vedta å behandle saker som ikke er satt opp på saklisten.

23.2 Representantskapet eller landsmøtet kan, med 2/3 flertall, vedta strukturforsøk på sentralt nivå eller som omfatter flere fylkeslag. Forsøk sentralt må være avgrenset til resten av landsmøteperioden. Forsøk som gjelder lokallag eller ett eller flere fylkeslag, må være avgrenset til resten av årsmøteperioden, eller forlenget til å gjelde ut landsmøteperioden.

23.3 […] Representantskapet kan, med 2/3 flertall, dispensere fra disse vedtektene når det gjelder forhold som omfatter sentralt nivå eller mer enn ett fylkeslag. Slik dispensasjon gis for en avgrenset periode. […]

Vedtektene definerer også sentralstyrets myndighet og oppgaver. I § 33 heter det at «Sentralstyret er Utdanningsforbundets øverste utøvende myndighet og handler med ansvar overfor representantskapet og landsmøtet». Sentralstyrets oppgaver beskrives videre i § 34. Der defineres det blant annet at sentralstyret skal lede den politiske virksomheten mellom landsmøtene, utforme standpunkter i politiske spørsmål og vedta retningslinjer. Sentralstyret er forberedende og innstillende myndighet til både representantskapet og landsmøtet.

Representantskapets sammensetning

Representantskapet består i perioden 2024 – 2027 av 59 representanter:

• 13 sentralstyremedlemmer
• 15 fylkesledere
• 31 landsmøtevalgte representanter (omtalt i vedtektene som «øvrige»)

Representantskapet består av medlemmer fra de ulike organisasjonsnivåene i Utdanningsforbundet. De landsmøtevalgte medlemmene skal representere ulike medlemsgrupper og nivå. Alle fylkeslag skal være representert blant de landsmøtevalgte medlemmene. Samlet sett skal representantskapet gjenspeile bredden i organisasjonen. De landsmøtevalgte medlemmene av representantskapet har personlige varamedlemmer som også velges av landsmøtet. Fylkesnestleder er personlig vara for fylkesleder. Sentralstyrets varamedlemmer er vara for sentralstyret på møtene.

Representantskapet er ikke satt sammen av delegasjoner fra fylkes- eller lokallag. De landsmøtevalgte medlemmene representerer ikke fylkeslaget og er ikke bundet til å bringe inn fylkesstyrets syn i de ulike sakene representantskapet behandler. Det er et mål at sakene belyses bredt, og at ulike perspektiver kommer fram i behandlingen av sakene i representantskapsmøtene.

I tillegg til de faste representantene er det en del personer som kalles inn til møtene med tale- og forslagsrett:

• Fast møtende varamedlemmer av sentralstyret
• En representant for Sami lávdegoddi / samisk utvalg
• To representanter for studentorganisasjonen
• To representanter for det sentrale pensjonistrådet

Kontrollkomiteen innkalles til alle møter. Leder eller et annet medlem av komiteen gis talerett i saker som gjelder regnskap samt andre saker som ligger innenfor komiteens virkeområde.

Observatører på møtene/sekretariatets rolle

En del ansatte og ledere fra sentralt sekretariat er til stede på representantskapsmøtene. Ansatte i sekretariatet er blant annet til stede for å bistå med praktisk tilrettelegging av møtet, møteledelse mv. I tillegg er politiske rådgivere, sekretariatsledelsen og sekretariatets faglig ansvarlige for sakene som skal behandles med som observatører på møtene. De faglig ansvarlige for sakene som skal behandles er til stede for å kunne gi faglige råd i saker og for å fange opp innspill som skal tas med i framtidig arbeid med saker eller saksfelt. I tillegg kan de faglig ansvarlige i sakene være sekretariat for redaksjonskomiteer. En representant for advokatfirma Raugland inviteres til å observere møtene for at de skal være oppdaterte på overordnete og prinsipielle saker som behandles på møtene.

Saklisten

Det er sentralstyret som innstiller i alle saker til representantskapet, også sakliste som ligger i saken om konstituering til hvert møte.

Leders åpningstale

Det er innarbeidet praksis at representantskapsmøtene åpnes med tale fra forbundsleder. I talen berøres aktuelle politiske saker. Etter talen åpnes det for kommentarer til temaene som ble tatt opp i talen. Leders åpningstale, med påfølgende ordskifte, skal sikre at også dagsaktuelle saker som ikke er satt opp på saklisten kan bli tema i representantskapsmøtene. Sentralstyret kan ta innspillene fra denne debatten med i behandling av saker i sentralstyret. I tillegg kan kommentarer til forbundsleders åpningstale tas med i sentralstyrets vurdering av sakliste til senere representantskapsmøter.

Saker av «overordnet og prinsipiell betydning»

Vedtektene sier i § 32.1.1 at representantskapet skal behandle «saker av overordnet og prinsipiell betydning». Formuleringen er ikke entydig. Saker kan defineres som overordnete og/eller prinsipielle ut fra sakens tematikk eller ut fra hvilke konsekvenser vedtak i saken kan medføre.

Mellom landsmøtene er det sentralstyret som har tolkningskompetanse på vedtektene. Sentralstyret tolker formuleringen om «saker av overordet og prinsipiell betydning» som:

• Saker som direkte berører flere fylkeslag.
• Saker som er av vesentlig betydning for hele organisasjonen.
• Saker der sentralstyret ønsker innspill til utforming av ny politikk; for å endre retning på grunn av utvikling som har gått en annen vei enn den landsmøtet kunne forutse, eller for å vedta politikk som ikke kan direkte utledes av vedtak som landsmøtet har fattet.
• Saker under utvikling som behandles så tidlig i en prosess at representantskapet kan gi råd til sentralstyret om retning for videre arbeid.
• Uttalelser fra organisasjonen i dagsaktuelle saker.

Innsending av saker

I vedtektene heter det at representantskapet skal «behandle saker som er sendt inn av fylkeslagene». I praksis har dette betydd at fylkesstyrene kan vedta å melde saker de ønsker behandlet i representantskapet. Det angis ikke i vedtektene om, og eventuelt hvordan, de landsmøtevalgte representantene skal kunne melde inn saker uten å gå veien om fylkeslagene. I en streng fortolkning av vedtektene skal dermed også landsmøtevalgte medlemmer av representantskapet fremme eventuelle saker gjennom styret i fylkeslagene de er medlemmer i. Praksis har imidlertid vært at de landsmøtevalgte medlemmene i representantskapet på selvstendig grunnlag kan sende inn saker som de ønsker behandlet. Sentralstyret ønsker å opprettholde denne praksisen i perioden 2024-2027. Det kan likevel være formålstjenlig og ønskelig med fylkesstyrebehandling av saker som de landsmøtevalgte representantene vil sende inn. Dialog med fylkesstyret om eventuelle saker, og behandling av dem i fylkesstyret, kan sikre en bredere utredning og større tyngde til sakene. Fylkesstyrene må finne hensiktsmessige ordninger for dialog om dette med de aktuelle landsmøtevalgte medlemmene av representantskapet.

Frister for innmelding av saker til neste kalenderårs møter settes opp i oktober/november året før. Frister for innmelding av saker som skal behandles av representantskapet settes for å sikre behandling av sakene i sentralstyret i to runder. I første runde for å avgjøre om sak skal settes opp på et møte og å sette sekretariatet i gang med arbeid om saken, og i andre runde for å vedta saksframlegg og innstilling til vedtak. Videre skal fristene sikre at saker som legges fram skal være godt nok belyst til at representantskapet kan fatte godt kvalifiserte vedtak.

Avvisning av saker

Dersom sentralstyret avviser å sette en sak innmeldt av et fylkesstyre eller en landsmøtevalgt representant på saklisten til representantskapet, skal avvisningen begrunnes skriftlig. I behandling av sakliste under sak om konstituering, kan innsender av en avvist sak fremme forslag om at saken likevel behandles på møtet. Representantskapet kan ifølge vedtektenes § 32.3 med normalt flertall, vedta å behandle saker som ikke er satt opp på saklisten. I så tilfelle behandles saken utensaksutredning eller innstilling til vedtak fra sentralstyret.

Vedtektene krever at det gjennomføres minst to representantskapsmøter i året. Praksis er imidlertid tre møter årlig; to møter i vårsemesteret og et i høstsemesteret, med unntak av landsmøteåret. Da er det vanligvis ikke representantskapsmøte i høstsemesteret.

Debattklima

Representantskapets sammensetning skal sikre at saker blir belyst ut fra ulike perspektiver. Medlemmene av representantskapet kommer fra ulike ledd i organisasjonen, representerer ulike medlemsgrupper og har ulik organisasjonserfaring. Representantskapet består derfor av både erfarne debattanter og medlemmer som har mindre, eller lite erfaring med debattformen som brukes i møtene.

I debattene er det et mål at saker debatteres så bredt som mulig. For å få til dette er det viktig med et debattklima der det vises respekt for hverandres ulike ståsteder. Det er ønskelig at debattene preges av raushet og at alle medlemmene av representantskapet føler tilstrekkelig trygghet til å delta aktivt.

For å oppnå nødvendig trygghet er aktiv lytting, med anerkjennelse av og respons på innlegg, et viktig virkemiddel. I tillegg er det vesentlig at alle medlemmer av representantskapet har et bevisst forhold til hvordan egne roller, verv og organisasjonserfaringer kan påvirke andre medlemmers deltakelse i debatten – og at de som en konsekvens av dette gjør vurderinger av når aktiv deltakelse er hensiktsmessig for debatten.

Ivaretakelse av nye medlemmer av representantskapet

I forkant av det første representantskapsmøtet i landsmøteperioden, inviteres nye representanter til en kort skolering i representantskapets rolle, funksjon og rammer. Skoleringen skal trygge de nye medlemmene av representantskapet i egen rolle og sørge for at de har nødvendig kunnskap om hvordan møtene gjennomføres. Målet for skoleringen er at alle medlemmer av representantskapet inntar en aktiv og bevisst rolle i møtene.

I det første møtet i landsmøteperioden legges det også opp til et seminar med problemstillinger om representantskapets rolle, oppgaver og rammer slik at alle representantskapsmedlemmene kan være involvert i drøftinger og forventningsavklaringer for perioden.

Innkalling, sakspapirer, permisjon og reisebestilling

Innkalling deles to uker før møtet på nettsiden for representantskapet, Man må være innlogget (som medlem) på nettsiden for å få tilgang til innkallingene. Informasjon om reisebestilling og reiseregning ligger sammen med innkallingen. Møteinnkallingen fungerer som søknad om permisjon til arbeidsgiver.

Plassering i møtesalen, navneskilt

For å understreke at representantskapet ikke er sammensatt av delegasjoner fra fylkeslagene, er det ønskelig at medlemmene ikke sitter inndelt fylkesvis i møtesalen. I 2024-2025 prøves ut ordning med planlagt plassering i salen. Plasseringen skal variere gjennom året slik at medlemmene av representantskapet blir bedre kjent på tvers av fylkestilhørighet, verv og medlemsgrupper. Det lages navneskilt som alle møtedeltakerne oppfordres til å bære synlig.

Arbeidsform og møtereglement

Som hovedregel foregår behandling av saker gjennom plenumsdebatter. I planleggingen av møtene vurderer sentralstyret om det er formålstjenlig/hensiktsmessig at det settes av noe tid til drøfting i mindre grupper før plenumsdebatt.

Bruk av GoPlenum

I representantskapsmøtene brukes applikasjonen GoPlenum til votering, føring av talerliste mm. Lenke til møtet i GoPlenum sendes til medlemmene av representantskapet ca. tre dager før møtet. Brukerveiledning og informasjon om GoPlenum finnes på Utdanningsforbundets nettside.