Åpenhet og tillit er grunnpilarer i offentlig sektor, men de færreste er klar over at hvem som helst kan få innsyn i offentlige ansattes personalmapper. Offentleglova gir allmennheten en omfattende innsynsrett i offentlig sektor, med noen unntak. Derfor er det viktig at man som ansatt har et bevisst forhold til hvilke opplysninger som ligger i egen personalmappe.

Offentleglova gjelder for all offentlig virksomhet og skal sikre åpenhet og kontroll. Loven oppstiller en hovedregel om at forvaltningens dokumenter er åpne for innsyn. Det betyr at hvem som helst kan be om innsyn i skolens dokumenter uten å måtte oppgi noen spesiell grunn.

Selv om innsynsretten er vidtrekkende, er det grenser for hva som kan deles. I skolesektoren er det praktisk viktigste unntaket fra innsynsretten at arbeidsgiver har taushetsplikt om ansattes personlige forhold. Hva som regnes som personlige forhold, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Det dreier seg typisk om opplysninger som det er vanlig å ville holde for seg selv, for eksempel om fysisk og psykisk helse, følelsesliv, seksuell legning og sosial stønad.

Uttalelse fra Sivilombudet

Likevel har sivilombudet presisert at taushetsplikten må trekkes noe snevrere for opplysninger som gjelder offentlige arbeidsforhold. Begrunnelsen for dette er de særlige samfunnsinteressene som gjør seg gjeldende i slike saker. Allmennheten har en legitim interesse i å få opplysninger om hvordan fellesskapets midler disponeres, og å kunne gjøre seg kjent med hvordan en offentlig ansatt utfører sitt arbeid.

Dette innebærer i praksis at allmennheten som utgangspunkt kan gjøre seg kjent med både dokumenter om lønnsendringer, arbeidsvilkår, permisjonssøknader, bierverv, endringer i arbeidsforhold og fratredelsesavtaler. Det samme gjelder saksdokumenter fra personalsaker, samt tjenstlige reaksjoner, slik som tilrettevisning, advarsel, oppsigelse og avskjed. At en offentlig ansatt har fått en tjenstlig reaksjon, regnes altså ikke som et personlig forhold. Nærmere opplysninger om personlige egenskaper hos den ansatte vil derimot falle innunder taushetsplikten.

Taushetsblagte opplysninger

Begår ansatte i offentlig sektor straffbare handlinger som privatperson, er utgangspunktet at opplysningene om dette er taushetsbelagte. Dette kan imidlertid stille seg annerledes hvis opplysningene sier noe om hvor egnet vedkommende er til å utøve sin lærerstilling. I tilfeller hvor en ansatt begår straffbare handlinger i forbindelse med utførelsen av sine arbeidsoppgaver, er  utgangspunktet offentlighet. Dette innebærer at hverken opplysninger om at det er begått et lovbrudd eller hvilke konsekvenser det har fått, er taushetsbelagte med mindre det knytter seg til den ansattes personlige forhold.

Det er viktig at både arbeidsgiver og den enkelte ansatte har et bevisst forhold til hvilke opplysninger som er lagret. Ved å be om innsyn kan man oppdage feil i opplysningene som er lagret om seg selv. Som ansatt har man krav på innsyn i disse opplysningene, uavhengig av om dokumentene ligger fysisk lagret i personalmappen eller ikke. Dersom arbeidsgiver har lagret opplysninger som man mener er uriktig eller unødvendig, kan man kreve disse rettet eller slettet.

Artikkelen stod på trykk i Utdanning nr. 7/2024

Sivilombudet
Offentleglova