Ifølge internkontrollforskriften § 5, punkt 7 skal alle virksomheter ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivning). Virksomheten skal også iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i samsvar med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det skal i tillegg dokumenteres skriftlig.

Arbeidsgiver har ansvaret for arbedsmiljøet

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at virksomheten har og bruker et system for å registrere og håndtere avvik. Et levende avvikssystem er en del av internkontrollen. Men hvis systemet ikke er godt nok kjent eller det ikke gis god nok opplæring i bruk av det, så hjelper det lite.

Arbeidstilsynet: Avvik og avvikshåndtering

For at systemet skal fungere er det i tillegg til opplæring viktig at arbeidsgiver legger til rette for en HMS-kultur der det ikke bare er godtatt, men forventet, at ansatte på alle nivå melder fra om avvik.

Her kan etablering av lokale HMS-grupper bestående av verneombud, tillitsvalgte og ledelse være til god hjelp for å skape medvirkning, utvikling og et godt arbeidsmiljø gjennom felles innsats og forståelse. En slik gruppe vil formelt være en undergruppe av et arbeidsmiljøutvalg.

I tillegg må arbeidstakerne være trygge på at arbeidsgiveren faktisk følger opp avvikene og håndterer dem.

Ansatte har en plikt til å melde fra

Det kan være vanskelig for den enkelte ansatte å melde fra om avvik hvis ikke kommunen har et positivt syn på avviksmelding. Noen frykter å bli utsatt for represalier eller opp- lever å bli sett på som illojal overfor egen virksomhet. Likevel har alle ansatte en plikt til å melde fra om avvik og mangler.

Hensikten med å melde avvik er å forhindre at de samme avvikene skjer gang på gang, redusere risikoen for uønskede hendelser og bidra til et tryggere arbeidsmiljø.