Håndpenger til drift av klubb

Oslo
FOTO: iStockphoto

På grunn av krav om innmelding av reiseregninger og utleggsrefusjoner til skattemyndighetene må refusjon av utgifter til klubbarbeid (håndpenger) nå utbetales gjennom Utdanningsforbundets lønnssystem. Det er viktig at tillitsvalgte følger følgende rutiner.

Følgende regler gjelder for økonomiske midler til drift av klubber:
For hvert skole-/barnehageår bevilges det kr. 40 pr. medlem til klubber med 10 eller flere medlemmer. Klubber med 5 – 10 medlemmer bevilges kr. 400,00. Klubber med under 5 medlemmer kan få dekket utgifter etter søknad. Dette avklares med fylkeskontoret.

Beløpet er ment å skulle dekke utgifter til telefon, porto, rekvisita, kaffe, servering på klubbmøter etc. Reise til kurs i Oslo med offentlig kommunikasjon skal også dekkes av disse midlene.

Tildelingen av midler skjer for hvert enkelt skole/barnehageår. Det vil si at en klubb ikke kan føre over ubrukte midler fra et skole/barnehageår til et annet.

Ekstra aktive klubber kan søke om tilleggsbevilgning.

Penger til drift av klubbene refunderes av fylkeslaget fortløpende etter innsendte kvitteringer som må være attestert av klubbleder/arbeidsplasstillitsvalgt. Det er utarbeidet et eget følgeskjema som skal følge med regningene.

På grunn av krav om innmelding av reiseregninger og utleggsrefusjoner til skattemyndighetene må refusjon av utgifter til klubbarbeid (håndpenger) nå utbetales gjennom Utdanningsforbundets lønnssystem. Det er viktig at tillitsvalgte følger følgende rutiner:

Refusjonsskjema og kvitteringer/bilag kan fra nå sendes inn elektronisk til faktura.oslo@utdanningsforbundet.no
Dere kan altså fra nå av velge om dere vil sende dette pr. post eller å scanne og sende som e-post.

VIKTIG:

  • Refusjonsskjema skal fortsatt fylles ut for alle utlegg (som nå)
  • Det er viktig at dere fyller inn fullt navn og kontonummer på den som skal ha refusjonen i refusjonsskjemaet
  • Refusjonsskjemaet skal attesteres (signeres) av et annet klubbstyremedlem i tillegg til den som skal ha refusjonen
  • Kvitteringer skal signeres av den som har hatt utlegget
  • Dersom dere sender pr. e-post må skjema og kvitteringer være leselige og hver kvittering må være et eget dokument/en egen PDF
  • Originalkvittering må oppbevares til dere har fått refusjonen (pengene er på konto)

Utbetaling av refusjon gjøres nå av Utdanningsforbundet sentralt

  • Utbetaling gjøres to ganger pr. uke, men i perioder med stort trykk kan det bli forsinkelser
  • Hvis dere legger ut store summer vil vi sende melding til sentralleddet om at utbetaling må prioriteres
  • Hvis det er viktig for dere å få utbetaling raskt ber vi dere si fra direkte til oss slik at vi kan be om at utbetalingen prioriteres

Ikke nøl med å ta kontakt hvis det er noe dere lurer på!

Fylkesstyret har også vedtatt at midler til drift av klubber og bydelslag ikke skal brukes til innkjøp av alkohol.