Digitale årsmøter i lokallagene

Med bakgrunn i koronakrisen våren 2020 vedtok sentralstyret å utsette fristen for lokallagsårsmøter. Siden valg av tillitsvalgte måtte gjennomføres, ble det i stedet for avhold digitale minimumsårsmøter. I denne artikkelen står det litt om hvorfor og hvordan dette ble gjort.

Hvem står for selve gjennomføringen av de digitale årsmøtene?

Fylkeslagene står for selve gjennomføringen av årsmøtene. Sentralleddet vil gi nødvendig opplæring og øvrig støtte gjennom hele planleggings- og gjennomføringsfasen.

Når skal de digitale årsmøtene avholdes?

Det legges opp til at de digitale lokallagsårsmøtene avholdes fra uke 20, det vil si fra 11. mai, og utover våren. Målet er at alle årsmøtene skal være avholdt innen midten av juni.

Hvilke saker skal behandles på de digitale årsmøtene?

Konstituering

Saken må behandles for å gjøre møtet formelt gyldig. For eksempel må et valgreglement godkjennes for å gjennomføre valg. Møtereglement må også godkjennes, sannsynligvis med tilpasninger til digital gjennomføring.

Valg

Valg av leder og nestleder i lokallagsstyret, øvrige styremedlemmer, varamendlemmer til styret, tillitsvalgte etter hovedavtalen i KS, valgkomité for kommende periode.

Fullmaktsvedtak til lokallagsstyret

Gjelder oppfølging av de ordinære årsmøtesakene som ikke blir behandlet på det digitale lokallagsårsmøtet.

Hvorfor er det viktig å gjennomføre valg før sommeren?

Det er viktig å gjennomføre valgene før sommeren for å ivareta de tillitsvalgte som er frikjøpt fra arbeidsgiver. Perioden tillitsvalgte er valgt for i lokallagene går ut 31. juli. Dersom det ikke blir avholdt valg før august, fins det ingen formelle vedtak på hvem som skal inneha ulike typer verv, hvem som skal ha frikjøp eller hvor mye frikjøp de skal ha.

Hvilke verktøy brukes for å avholde de digitale årsmøtene?

For å avholde møtene brukes møteapplikasjonen GoPlenum i kombinasjon med Microsoft Teams

Selve møtet, med deling av lyd og bilde, gjennomføres i Teams. Teams brukes i dag av Utdanningsforbundet både på sentralt- og fylkesnivå.

GoPlenum håndterer taleliste, votering, med mer. Utdanningsforbundet har opparbeidet mye erfaring med bruken av GoPlenum i gjennomføringen av landsmøter og fylkesårsmøter. 

I møtegjennomføringen vil det enkleste for deltakerne å bruke PC hvor du kjører både Teams og GoPlenum.

Mer om praktisk gjennomføring og brukerveiledninger for lokallag og fylkeslag lenger ned på siden. 

For spørsmål om de tekniske løsningene kan dere kontakte Kristin Sandberg i seksjon dokumentasjon og ikt.

Trenger vi flere lisenser for verktøyene vi skal bruke?

Det er ikke nødvendig med flere lisenser for hverken GoPlenum eller Teams.

Nye møter kan opprettes på nåværende lisenser for GoPlenum, selv om møtene skal finne sted på lokallagsnivå. 

Både fylkeslag og lokallag har lisenser på Microsoft Teams og kan kalle inn til møter. Delegatene trenger ikke lisens på Microsoft Teams. De deltar i møtet ved å klikke på lenken de får i møteinnkallingen. 

Påmeldte møtedeltakere til lokallagsårsmøtene importeres til GoPlenum via Kursadministrasjonsverktøyet (KAV) som Utdanningsforbundets lokal- og fylkeslag bruker. 

Frist for påmelding?

Frist for medlemmene å melde seg på digitale lokallagsårsmøter settes til en uke før møtet skal avholdes. Dette gjelder årsmøter som arrangeres som allmøter, og det er de aller fleste årsmøtene. Lokallag som praktiserer delegatårsmøter har allerede møtedeltakerne klare.

Hva med eventuelle påløpte ekstrakostnader i forbindelse med avlysninger?

Det finnes ingen ordning for dekning av ekstrakostnader lokallagene får som følge av å avlyse årsmøtene som skulle vært avholdt innen utgangen av mars/april. Lokallagene må i utgangspunkt dekke disse kostnadene selv, eventuelt søke midler fra fylkeslaget. Fylkeslagene kan bruke tilgjengelige midler fra 35%-ordningen til dette.

Påløpte ekstrakostnader for gjennomføring av digitale lokallagsårsmøter betales av sentralt nivå. Totalt sett skal økonomien i dette være håndterlig.

Ekstrakostnader vil tilkomme, samtidig vil et redusert aktivitetsnivå også gi økonomiske besparelser.

Hva med avslutning av regnskapene for lokallag og fylkeslag?

Når det gjelder avslutning av regnskapene for lokallag og fylkeslag, vises det til e-poster av henholdsvis 18. og 20 mars fra leder av seksjon for økonomi Kjetil Måseide sendt direkte til fylkeslederne. Innholdet i disse skal være videreformidlet til lokallagene.

Ta kontakt med regnskapsansvarlig i fylkeslaget dersom dere har spørsmål rundt dette.

Dersom det er ytterligere avklaringsbehov rundt dette, kontakt Kjetil på epost: Kjetil.Maseide@utdanningsforbundet.no. 

Kan små lokallag likevel gjennomføre vanlige årsmøter?

Lokallag som mener det er forsvarlig med vanlig årsmøtegjennomføring, kan søke fylkesleder om dette. I praksis vil dette kun være aktuelt for de aller minste lokallagene.

Bakgrunn: Vedtak om utsettelse av lokallagsårsmøter

I møtet 24. og 25. mars behandlet sentralstyret en dispensjon fra vedtektenes § 57.3. Det ble vedtatt at fristen for å avholde lokallagsårsmøter utsettes til innen utgangen av juni 2020.

Vedtaket kom på bakgrunn av at sentralstyret og fylkeslederne onsdag 11. mars ble enige om å tilråde utsettelse av alle lokallagsårsmøter på grunn av situasjonen rundt koronaviruset. Dette krevde imidlertid et formelt vedtak, jf. vedtektenes § 23,3:

Sentralstyret kan med 2/3 flertall, dispensere fra vedtektene når det gjelder forhold på fylkesnivå og under.

Vedtektenes bestemmelser om avvikling av lokallagsårsmøter

Vedtektene § 57.3:

Ordinært årsmøte innkalles normalt hvert år innen utgangen av april, unntatt i år med fylkesårsmøter. Da avholdes årsmøtet innen utgangen av mars. Etter årsmøtevedtak kan årsmøtene avholdes hvert 2. år.

Det er de aller største lokallagene som benytter seg av muligheten for årsmøter hvert 2. år. De fleste lokallagene har årlige årsmøter.

Hvem kan vi kontakte for å få hjelp med tilretteleggingen av digitale årsmøter i lokallagene?

Lokallag

Lokallagene skal kontakte ansvarlige i fylkeslagene. 

Fylkeslagene

Det er nedsatt en egen gruppe i sentralt sekretariat som arbeider med tilretteleggingen av de digitale årsmøtene. Gruppa består av rådgivere fra seksjon for organisasjonsbygging i organisasjonsavdelingen og fra seksjon for dokumentasjon og IKT i avdeling for sekretariats og medlemstjenester.

For spørsmål rundt selve prosessen, kontakt Jon Anders Tronsli.

For tekniske spørsmål, kontakt Kristin Sandberg og Håkon Løvold.

For generelle henvendelser, kontakt Vigdis.Sandmo.Eriksen@udf.no, leder av seksjon for organisasjonsbygging. Hun har en koordinerende rolle i dette arbeidet.