Nå har de digitale årsmøtene startet

Screenshot av dagsorden for Alvers årsmøte.
Slik så det ut da lokallaget i Alver arrangerte årsmøte på Teams mandag i denne uken.

Som følge av koronakrisen har lokallagene virkelig måttet snu seg rundt. I løpet av fire uker skal nesten 300 årsmøter avholdes. Alver er allerede ferdig med sitt.

Publisert 13.05.2020

Onsdag 11. mars ble sentralstyret og fylkeslederne enig om å anbefale utsettelse av alle lokallagsårsmøter på grunn av koronakrisen – med noen får unntak der det fortsatt var forsvarlig å gjennomføre dette på «tradisjonelt vis». Med Norge helt eller delvis nedstengt ble det så behov for å gjennomføre digitale «minimumsårsmøter», hvor valg kanskje var det viktigste på agendaen da dette er en sak som berører mange tillitsvalgte og arbeidsgivere rundt omkring i kommunene:

Disse måtte gjennomføres for at tillitsvalgte skal velges og plasseres i riktig system før skoleoppstarten 2020. Sentralt i Utdanningsforbundet ble det derfor nedsatt en gruppe med ulik kompetanse for å hurtig kunne gjennomføre digitale årsmøter.

– Hvordan fikser vi dette?

Det umiddelbare og store spørsmålet var: – Hvordan fikser vi dette?

Svaret? Med Teams og GoPlenum!

– Teams deler bilde og lyd, GoPlenum er et heldigitalisert møteverktøy som fyller Utdanningsforbundets krav og standarder med tanke på demokratiske prinsipper i votering, møtegjennomføring og tilsvarende. GoPlenum kjenner vi dessuten godt i Utdanningsforbundet. Det har vært i bruk på flere landsmøter og noen fylkesårsmøter, forteller Jon Anders Tronsli fra sentralleddet, som har vært sentral i arbeidet med digitale årsmøter.

Men kapasitet til å gjennomføre 283(!) lokallagsårsmøter er det ikke sentralt, og lokallagsnivået har tidligere aldri brukt GoPlenum på sine årsmøter.

– Det ble raskt klart at fylkeslagene må stå som tekniske og praktiske møtearrangører, med god bistand og støtte fra en gruppe med flinke og engasjerte folk hos oss sentralt, forteller Tronsli.

Det ser ut til å ha vært en god miks. Mandag denne uken kunne han nemlig fornøyd se de fire første, heldigitale årsmøtene gå av stabelen. Og på tirsdag fulgte 43 nye møter.

– Fylkeslagene gjør en fantastisk jobb med dette, sier Tronsli.

– Ingen tekniske problemer

Ett av de første lokallagene i ilden var Alver i Vestland fylke, et relativt ferskt lokallag som først ble en realitet i august i fjor etter sammenslåingen av kommunene Lindås, Radøy og Meland. Rundt 20 deltakere var med på årsmøtet, forteller Mildrid Kronborg Økland, nestleder Utdanningsforbundet Hordaland. Hun var dirigent på Alvers årsmøte, og skal være det på ytterligere åtte årsmøter.

– Det var ingen tekniske utfordringer eller problemer underveis. I tillegg har vi fått god hjelp med GoPlenum som vi ikke hadde benyttet før, og ellers har vi fått god support underveis, sier Økland fornøyd.

Lettet og glad lokallagsleder

Astrid Rongevær, lokallagsleder Alver, var også fornøyd etter å ha vært igjennom «pionerarbeidet».

– Nå er jeg veldig lettet og glad! Jeg ble først litt redd da jeg hørte vi skulle ha digitalt årsmøte, men dette gikk jo fint – og så må du stole på de som skal gjennomføre det, og at du får den nødvendige, tekniske hjelpen du trenger.

– Vi har fått god hjelp fra fylkeskontoret, som har vært veldig proffe. I tillegg fungerte alt teknisk bra underveis i årsmøtet, og den malen vi fikk i forkant gjorde det veldig enkelt å dytte inn det vi hadde forberedt, forteller Rongevær.

Hun medgir likevel at dynamikken ble litt annerledes på det digitale årsmøtet enn hva hun er vant til med det tradisjonelle årsmøtene hvor folk møtes fysisk.

– Det kjentes litt annerledes ut, og kanskje ble det litt taust. Samtidig er vi et nokså nytt lokallag, som nok også spilte en rolle, mener Rongevær.

– Dynamikken ble annerledes

Dirigent Mildrid Kronborg Økland fra fylkeslaget er enig.

– Jeg synes dynamikken ble annerledes enn i «de vanlige» årsmøtene. Du går glipp av mimikken, smilene, den naturlige responsen som du får når du møter folk fysisk.

– Samtidig, dette skal være et «minimumsårsmøte», og vi fikk gjort det vi skulle – alt fungerte bra. Så får vi bare passe på at når vi kommer tilbake i normaltilstand så skal vi møtes fysisk og gjør ting sammen igjen!

Det synes Marianne Ynnesdal er en god idé. Hun var et av medlemmene som deltok på mandagens årsmøte i Alver lokallag.

– Det var et veldig effektivt møte, og jeg synes møteledelsen var veldig god.

– Men selvsagt blir det litt rart å ha årsmøte på denne måten. Det er ikke slik du forventer det, og kanskje blir det første og siste gang det blir på avholdt på en slik måte, men vi har i alle fall vært med på et lite stykke pionerarbeid om ikke annet, humrer Ynnesdal.

Takket for fantastisk innsats

Mens de tradisjonelle årsmøtene betyr at man møtes fysisk, og strekker seg over mange timer, for å avslutte seansen med en sosial sammenkomst på kvelden, var mandagens møte i Alver over på under en time. Selv om det meste dreide seg om å formaliteter og å gå gjennom de ulike valgene, var det også plass for lokallagsleder Astrid Rongevær å komme med sin hilsningstale til delegatene. Her fremhevet hun spesielt den innsatsen svært mange har nedlagt under den pågående koronakrisen:

«Vi i Udf Alver vil seia tusen takk for den fantastiske innsatsen de har gjort – med digital undervisning, og tett oppfølgjing av barn, elevar og føresette! Både heimefrå, og på arbeidsplassane! Mange av dykk har arbeidd langt utover arbeidstida, kvar dag! Vi har tidlegare oppmoda dykk til å setja eigne grenser og ta vare på dykk sjølve. Vi seier det gjerne igjen. Takk for innsatsen som har vorte lagt ned i barnehagar, skular og i heimane. Leiarane i skule og barnehage har hatt ekstra store utfordringar med omorganisering, tilpassing av areal til smittevernreglane, og andre oppgåver som har vore ekstraordinære. Det er viktig at vi ser og anerkjenner den store innsatsen denne medlemsgruppa har gjort. Denne tida har nok kravd sitt av mange, og det er viktig at vi tek vare på kvarandre, både leiarar og andre tilsette.»

PS! Tips til årsmøtedeltakere:

– Test Teams og spesielt GoPlenum i forkant, senest dagen før møtet. Om det er problemer her bør det rettes i forkant, og da gir du bare beskjed til support som er oppgitt i innkallingen – og unngår problemer på selve årsmøtet!
Mildrid Kronborg Økland, nestleder Utdanningsforbundet Hordaland