Lederjuss: Retting og sletting av personopplysninger om arbeidstaker

Arbeidsgivere lagrer i varierende grad personopplysninger om arbeidstakerne. De kan kreve å få disse opplysningene rettet eller slettet. Arbeidsgiver må da vurdere kravet etter reglene i Personvernforordningen (heretter kalt «GDPR»), som er gjennomført i norsk rett gjennom personopplysningsloven. Dette er avgjørende for om arbeidstakers krav om retting eller sletting skal føre frem:

• opplysningene er uriktige
• opplysningene er ufullstendige
• unødvendige å lagre

Retting eller supplering 

Det er et grunnleggende prinsipp etter GDPR at personopplysninger skal være korrekte og om nødvendig oppdaterte. Hvis de ikke er det har arbeidstaker krav på retting.
Personvernnemnda har lagt til grunn at dersom det er uenighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om opplysningene er korrekte eller ikke, er retting først og fremst aktuelt for opplysninger som objektivt sett er uriktige, slik som for eksempel navn, adresse og alder.

I saker hvor arbeidstaker og arbeidsgiver er uenige om riktigheten av mer skjønnsmessige vurderinger og opplysninger vil det ofte ikke være aktuelt med retting, fordi det blir vanskelig å overprøve hva som er korrekt. I slike tilfeller er det et krav etter GDPR at arbeidsgiver har gitt arbeidstaker mulighet til supplering. Personvernnemnda har da lagt vekt på at arbeidsgiver skal:

• Registrere arbeidstakers innsigelser eller mening på en tydelig måte. 
• Lagre innsigelsen/meningen på samme sted som de opprinnelige opplysningene, slik at det fremgår at det er uenighet om de aktuelle forholdene.

Sletting 

Arbeidsgiver må være bevisst på at personopplysninger skal slettes dersom det ikke lenger er et nødvendig grunnlag for å lagre opplysningene. Dette skal arbeidsgiver vurdere av eget tiltak, og dersom arbeidstaker ber om sletting. 

Om man har nødvendig grunnlag for å lagre personopplysningene kommer blant annet an på om man har et lovlig behandlingsgrunnlag. Lovlig behandlingsgrunnlag kan være lov (for eksempel arkivloven), samtykke eller nødvendighetsgrunner. 

På arbeidsplassen kan personaladministrasjon kan være et slikt lovlig behandlingsgrunnlag. Hvorvidt arbeidsgiver kan begrunne lagring med personaladministrasjon beror alltid på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. I avgjørelser fra personvernnemnda ser vi at terskelen for å slette personopplysninger om ansatte er høy, men visse retningslinjer kan oppstilles:

• Lagring må fremstå som rimelig og forsvarlig.
• Arbeidsgiver må konkretisere hvorfor det er nødvendig å lagre videre. 
• En generell henvisning til «personaladministrasjon» eller en «mulig, helt uspesifisert fremtidig prosess» er ikke god nok grunn. 
• I pågående arbeidskonflikter vil det stort sett alltid være nødvendig å lagre dokumenter arbeidsgiver vurderer er relevante.
• Jo lengre tid etter avslutning av konflikt eller arbeidsforhold – jo høyere krav stilles til arbeidsgivers begrunnelse for fortsatt lagring.
• Arbeidstakers ønske og behov for sletting er alltid et moment som skal med i vurderingen av videre lagring eller sletting.