Søkers rett til innsyn

Søkere har krav på følgende opplysninger om de andre søkerne: navn, alder, utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Opplysningene kan sammenfattes i en egen liste, en såkalt utvidet søkerliste.

Søkt jobb i offentlig sektor? Her er reglene som gir deg krav på innsyn i dokumentene i ansettelsessaken.

Publisert 01.05.2020

Søkers rett til innsyn i sak om ansettelse i stat eller kommune reguleres av forvaltningslovforskriften kapittel 5. Reglene om innsyn skal bidra til at den best kvalifiserte til stillingen ansettes. Innsynsreglene skal sikre at forvaltningen tidlig kan rette opp eventuelle feil, bidra til at søkerne behandles likt, og unngå at det tas utenforliggende hensyn i prosessen.

Utvidet søkerliste

Søkere har krav på følgende opplysninger om de andre søkerne: navn, alder,
utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Opplysningene kan sammenfattes i en egen liste, en såkalt utvidet søkerliste.

Opplysninger om søkeren selv

Søker har rett til innsyn i de deler av dokumentene som inneholder faktiske opplysninger om seg selv. Faktiske opplysninger er for eksempel opplysning om alder, praksis, bosted, årstall og karakternivå. Videre kan søker få innsyn i skriftlig referat som gjengir hva søkeren har sagt under intervju.

Søker har også rett til innsyn i dokumenter som inneholder vurderinger om seg selv, det vil si mer generelle karakteristikker av faglige eller personlige evner. Her finnes det likevel omfattende unntak. Søker har ikke krav på innsyn i vurderinger fra:

  • tilsettingsorganet/innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for dette organet
  • søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller noen som har handlet på vegne av disse
  • søkers nåværende eller tidligere oppdragsgiver eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med

En part har heller ikke krav på å gjøre seg kjent med de vurderinger som er kommet frem i forbindelse med intervjuet.

Dette betyr at en søker ikke har krav på innsyn i vurderinger gitt av tidligere arbeidsgiver i et referanseintervju, eller sammenligninger av kandidatene foretatt av de som gjennomfører ansettelsen.

Opplysninger om andre

En søker har rett til å gjøre seg kjent med søknadene inkludert vedlegg fra søkere som er innstilt eller tilsatt i stillingen.

Tilsvarende gjelder dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om andre, dersom de har hatt betydning for avgjørelsen. Også der skriftlig referat fra andre søkeres intervjuer inneholder opplysninger som er av betydning for saken, kan søker kreve innsyn i dette.

Hvem er innstilt og i hvilken rekkefølge?

Søkeren har krav på å få opplyst hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i. 

Unntak for taushetsbelagt informasjon

I utgangspunktet vil en søker ha krav på opplysninger som nevnt over, uavhengig av om opplysningene er taushetsbelagte eller ikke. Et viktig unntak fra dette er opplysninger som listes opp i forvaltningslovens § 19. Annen søkers helse er et eksempel på en opplysning man uansett ikke har krav på.

Be om innsyn tidlig i prosessen

Reglene om innsyn i ansettelsessaken gjelder både før og etter vedtak om ansettelse er truffet. Det er viktig å være klar over at det er lettere å påvirke en ansettelsesprosess før vedtak er truffet. Etter at ansettelsen er skjedd, er det dessverre i praksis lite som kan gjøres for at den som opplever seg forbigått faktisk får stillingen, annet enn å sette søkelys på eventuelle feil.  Hvis du mistenker en ulovlig forbigåelse eller ønsker å forsikre deg om at det ikke er registrert noe feil, er det lurt å be om innsyn i utvidet søkerliste så tidlig som mulig.


Artikkelen stod på trykk i Utdanning nr. 6/2020

 

Jorun Bjerke

Advokat Utdanningsforbundet